Voici une estimation structurée du temps de préparation pour l’organisation globale des Randos Vertes, ventilée par phase et par poste.
En cumulant le travail de l’équipe organisatrice et des bénévoles mobilisés, l’événement représente un volume global estimé à environ 900 à 1 000 heures de bénévolat.
🗓️ 1. Préparation en amont (J-6 mois à J-7)
Travail du bureau et du comité d’organisation (2 à 4 personnes clés).
- Conception & repérage des parcours (VTT et marche) :80 h
- Tracé GPX, reconnaissances terrain, débroussaillage et nettoyage des chemins.
- Site web, inscriptions en ligne & communication :50 h
- Mise à jour du site web, paramétrage WooCommerce/formulaires, campagnes Google Ads, réseaux sociaux et affichage local.
- Démarches administratives & sécurité :30 h
- Dossiers préfecture/ONF/mairies, demandes d’autorisations de passage privé, déclaration assurance et secours.
- Partenariats & logistique d’achats :30 h
- Recherche de sponsors, commande des bracelets, devis et réservations (ravitaillements, gobelets, matériel).
- Préparation du matériel & signalétique :30 h
- Inventaire des panneaux de balissage, piquets, ruban de chantier, sonorisation et barnum.
Sous-total Amont : ~220 heures
⏱️ 2. La dernière semaine (J-7 à J-1)
Mobilisation d’une équipe dédiée d’environ 10 bénévoles.
- Balissage complet des circuits (VTT + Marche) :80 h(10 bénév. × 8 h)
- Pose de la signalétique directionnelle, panneaux de danger et ruban de chantier sur les dizaines de kilomètres de parcours.
- Montage des infrastructures du village départ :50 h(10 bénév. × 5 h)
- Installation des barnums, tables, calicots, sonorisation, zones d’inscription et Buvette/Restauration.
- Achat & conditionnement des ravitaillements :40 h(10 bénév. × 4 h)
- Réception du frais, découpe des fruits, répartition des stocks par point de ravitaillement.
- Gestion administrative finale :20 h(10 bénév. × 2 h)
- Impression des listings d’inscrits, préparation des bracelets et du secrétariat.
Sous-total Dernière semaine : ~190 heures
🚴 3. Le jour J (Le grand rassemblement)
Mobilisation de la brigade complète de 30 bénévoles (durée moyenne de 8 à 10 h sur la journée).
- Accueil, inscriptions sur place & retrait des plaques : 90 h (30 bénév. × 3 h en rotation le matin)
- Tenue des postes de ravitaillement sur les parcours : 120 h (30 bénév. × 4 h sur le terrain)
- Sécurité & signaleurs (carrefours & traversées de routes) : 90 h (30 bénév. × 3 h)
- Animation, buvette, grillades & gestion des arrivées : 90 h (30 bénév. × 3 h)
- Premier débalissage d’urgence & propreté du site : 60 h (30 bénév. × 2 h en fin d’après-midi)
Sous-total Jour J : ~450 heures (30 personnes × ~15 h de présence effective cumulée)
🧹 4. L’après-événement (J+1 à J+3)
Rangement et restitution des lieux.
- Débalissage intégral des parcours & nettoyage des forêts :60 h(10 bénév. × 6 h)
- Retrait méticuleux de tout les raubans de chantier, des panneaux et nettoyage zéro déchet.
- Démontage, rangement du matériel & bilan financier :20 h
- Inventaire, bilan des inscriptions et remerciements aux partenaires/bénévoles.
Sous-total Post-événement : ~80 heures
📊 Synthèse globale
| Phase | Mobilisation | Volume d’heures estimé |
| Amont (6 mois) | Comité d’organisation (3-4 pers.) | 220 h |
| Dernière semaine | 10 bénévoles | 190 h |
| Jour J | 30 bénévoles | 450 h |
| Post-événement | 10 bénévoles | 80 h |
| TOTAL | — | ~940 heures |
